Institusi pendidikan seperti sekolah/kampus/universitas tentunya akan menyimpan banyak data. Data-data tersebut dapat berupa data pelajar, data alumni, data keuangan dan berbagai data penting lainnya. Media penyimpanannya pun beragam. Mulai dari yang tradisional (menyimpan pada buku induk fisik), semi modern (menyimpan pada hardisk) dan yang terakhir dengan menggunakan teknologi penyimpanan berbasis cloud. Semua metode penyimpanan ini baik, tetapi akan lebih baik lagi apabila Anda mampu menghindari hal-hal yang dapat menghilangkan data-data tersebut. Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengamankan data:
1. Batasi penggunaan media penyimpanan portable
Anda tentu kenal dengan CDR, flashdisk, microSD dan beberapa media penyimpanan portable lainnya. Namun, dari kemudahan akan penggunaan perangkat portable ini dapat menjadi musuh terbesar dalam hal keamanan data. Contoh, penggunaan USB, ketika salah satu pengajar menggunakan USB pada perangkat komputer yang terkena virus, maka USB tersebut pun akan berpotensi untuk terkena virus pula. Jika hal ini sudah terjadi, maka data yang ada pada perangkat tersebut pun kemungkinan akan rusak atau hilang. Jika sudah demikian, Anda juga akan kehilangan sebagian data penting yang bisa jadi data tersebut tidak memiliki cadangan.
2. Memisahkan user dengan yang sifatnya admnistratif
Sering kali, banyak perusahaan yang membagikan penggunaan satu perangkat komputer untuk beberapa karyawan. Hal ini sangat tidak baik untuk terus dilakukan oleh pihak kampus jika tidak ingin kehilangan data yang diakibatkan oleh kesalahan satu orang. Untuk itu, ada baiknya apabila Anda memisahkan penggunaan perangkat untuk user biasa dengan user yang memiliki kepentingan administratif. Untuk menghemat biaya pengeluaran akan kebutuhan penyimpanan ini, Anda dapat menggunakan layanan penyimapanan Hybrid cloud storage.
3. Monitor data
Solusi yang ketiga adalah dengan melakukan monitoring data hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan suatu sistem yang dapat diakses tanpa harus menggunakan perangkat secara langsung. Contoh, Anda dapat menggunakan sistem LMS untuk menyimpan data-data pelajar serta penyimpanan data materi pelajaran yang diperlukan. Transparansi data pada sistem LMS akan lebih memudahkan pengajar dan pejabat instansi/lembaga dalam memonitor aktivitas perubahan data.
Itulah beberapa cara untuk mengamankan data yang dapat Anda lakukan. Apabila Anda ingin menggunakan sistem LMS, jangan sungkan untuk bertanya kepada kami melalui email di hi@brightspaceindonesia.com. Tim kami akan membantu Anda untuk menjelaskan bagaimana cara LMS menyimpan dan mengamankan data-data Anda.
Ilustrasi (c) Unsplash.com